Åpenhet
Byråd Listhaug med massivt brudd på Offentlighetslov og Arkivlov
Byråd Sylvi Listhaug var helt tydelig i bystyrets finanskomite onsdag: E-post er ikke dokumenter i Arkivloven og Offentlighetslovens forstand, og skal derfor ikke føres inn i Byrådets postjournal. Men etter inngripen av Byrådets kommunaldirektør Nils Holm måtte hun senere i samme møte beklage at hun har hatt en gal forståelse av loven og det kommunale regelverk.Ved å ha lagt en slik praksis til grunn i sine 4 år som byråd kan det være tusenvis av e-poster til og fra byråden som lovstridig ikke er journalført. Sammen med Trond Jensrud (Ap) og Erling Folkvord (Rødt) har jeg derfor funnet det nødvendig å sende fram sak til bystyret hvor bystyret inviteres til å gi et pålegg om at "byrådet umiddelbart sørger for at byrådsavdelingene iverksetter en postjournalpraksis vedrørende e-post som samsvarer med instruks av 1. juni 2001" og at "byrådet gjennomgår e-post-korrespondanse til og fra byrådsavdelingene som ikke har blitt postjournalført, og sørge for retting av hver byrådsavdelings postjournal."
Det er svært alvorlig at en byråd bryter loven på en slik måte og hindrer Bystyret og offentligheten innsyn i forvaltningens dokumenter.
Oslo bystyre
v/Ordføreren
Privat forslag fra Trond Jensrud (Ap), Ivar Johansen (SV) og Erling Folkvord (Rødt) Postjournalføring av e-post i Byrådet i samsvar med lov og egen instruks
Ifølge reglement for bystyret, pkt. 36 Private forslag, kan et medlem av bystyret fremsette privat forslag til bystyret. Forslaget må bare omhandle en sak og gjelde saker som naturlig hører inn under bystyrets virkeområde.På denne bakgrunn framsender vi følgende sak og forslag til behandling i bystyret:
Oslo kommune skal ha en praksis for postjournalføring av e-post slik det er fastsatt ved Byrådets rundskriv nr. 24 fra 2001 (1.juni 2001) til byrådsavdelingene, etatene, bydelene, bedriftene og foretak, og slik Arkivloven og Offentlighetsloven forutsetter.
I brev til byråd Sylvi Listhaug av 2. november 2009 ba vi om innsyn i byrådsavdelingens dokumenter vedrørende sykehjemsprosjektet i den spanske byen Altea.
I dette brevet presiserte vi:
"Vi ber også om innsyn i postjournal som er ført vedrørende Spania-prosjektet. Med dokumenter mener vi i denne innsynsbegjæringen både det som bare er skrevet på papir og enhver form for elektroniske dokumenter, herunder den kommunikasjonen til / fra byråden/byrådsavdelingen som har foregått per e-post."
Byråd Listhaug oversendte sitt svar i notat datert 25. november 2009:
"VEDR. DOKUMENTER SOM HAR Å GJØRE MED SYKEHJEMSPROSJEKTET I SPANIA
Det vises til tidligere begjæring om innsyn i -dokumenter hos Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester som har å gjøre med sykehjemsprosjektet i Spania- fra Trond Jensrud, Ivar Johansen og Erling Folkvord.Vedlagt følger de dokumenter som jeg per i dag har funnet tilgjengelig i byrådsavdelingenes saksbehandlingssystem, så nær som dokumenter med status ”i arbeid"."Hun fulgte senere opp med et tilleggsnotat datert 3. desember 2009:
"INNSYNSBEGJÆRING FRA A, SV OG R VEDR. DOKUMENTER HOS BYRÅDSAVDELING FOR ELDRE OG SOSIALE TJENESTER SOM HAR Å GJØRE MED SYKEHJEMSPROSJEKTET I SPANIA. DEL II
Vedlagt følger et internt notat til Byrådsleders kontor fra Byrådsavdeling for eldre og sosiale tjenester samt reiseregninger vedrørende avdelingens reiser i forbindelse med sykehjemsprosjekter i Spania.
Jeg gjør oppmerksom på at det interne notatet inneholder en regnefeil som ble oppdaget etter at notatet var sendt. I notatet står det at ca 120 000 kroner er brukt i avdelingen på reisevirksomhet i forbindelse med Spania-prosjektet. Det korrekte tallet er 142 523 kroner."
To skriftlige henvendelser fra A, SV og R til ordfører og byrådsleder har ikke gitt resultater. Det er således flere dokumenter vi fortsatt ikke har fått innsyn i.
Her kommer postjournal og e-post-korrespondanse i en særstilling.
I finanskomiteens møte 13. januar besvarte byråd Listhaug spørsmål vedrørende e-post-korrespondanse til og fra sin byrådsavdeling for perioden fra hun overtok som byråd for snaut fire år siden.
Byråden opplyste da at hun i sin tid som byråd aldri hadde ansett e-poster å være dokumenter i lovens forstand, og derfor aldri har utlevert e-poster når bystyret har bedt om innsyn i en sak. Hun argumenterte også på prinsipielt grunnlag med at e-poster ikke var dokumenter i lovens forstand og derfor heller ikke skulle føres i postjournal.
Hun kom senere tilbake i møtet og beklaget sine uttalelser, og understreket at hun hadde hatt en gal forståelse av loven og kommunens regler. Hun ville umiddelbart gå igjennom den e-post som måtte foreligge i Altea-saken, og oversende disse til bystyret.
Byråd Sylvi Listhaug har vært byråd siden 17. januar 2006. Det innebærer at den politiske ledelse i denne byrådsavdeling de siste 4 år har hatt en lovstridig praksis vedrørende journalføring av e-poster. Det må forutsettes at journalføringspliktige e-poster derfor heller ikke er lagt til den enkelte sak hvor den hører hjemme, men befinner seg på enkeltpersoners PC-er.
Den politiske ledelse for Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester har derfor også opptrått i strid med den innskjerpelse den administrative ledelse i Byrådsavdelingen for velferd og sosiale tjenester selv foretok vedrørende journalføring av e-post. I skriv til bydelene, Rusmiddeletaten, Barne- og familieetaten, Legevakten og Helse- og velferdsetaten av 9. juni 2005 skrev VST:
”Det er i den senere tid blitt dokumentert at en god del dokumenter som sendes som e-post ikke er blitt håndtert i samsvar med gjeldende instruks. Dette gjelder spesielt journalføring av viktige dokumenter som – av tidsmessige hensyn – formidles pr. e-post. Vi ber spesielt om at formelle dokumenter ikke bare oversendes til enkeltmedarbeidere, men også sendes Denne e-postadressen er beskyttet mot programmer som samler e-postadresser. Du må aktivere javaskript for å kunne se den.., eller sendes som vanlig brev i tillegg.
Vi har vedlagt kopi av Rundskriv 24/2001 Revidert instruks for bruk av e-post, og ber om at dette rundskrivet gjøres kjent og at praksis innskjerpes i virksomhetene innen VSTs ansvarsområde.
”Eksplisitt står det nederst på dette skrivet: ” Kopi til: Ansatte i Byrådsavdeling for velferd og sosiale tjenester”
Noen raske stikkprøver i flere byrådsavdelingers postjournaler gir et klart inntrykk av at både byråder og personale i byrådsavdelingene har inn- og utgående korrespondanse per e-post som ikke blir postjournalført.
Vårt inntrykk er at byrådet på dette feltet har en instruks- og lovstridig praksis av ukjent omfang.
På denne bakgrunnen fremmer vi følgende forslag til bystyrevedtak:
1. Bystyret ber byrådet umiddelbart sørge for at byrådsavdelingene iverksetter en postjournalpraksis vedrørende e-post som samsvarer med instruks av 1. juni 2001.
2. Bystyret ber byrådet gjennomgå e-post-korrespondanse til og fra byrådsavdelingene som ikke har blitt postjournalført, og sørge for retting av hver byrådsavdelings postjournal.
3. Bystyret ber byrådet sørge for at endrede postjournaler blir gjort enkelt tilgjengelig på kommunens hjemmeside og slik at det blir markert hva som tidligere ikke var journalført.
4. Bystyret ber byrådet gi en orientering om gjennomføring av pkt. 2 snarest mulig. Viss arbeidet ikke er sluttført per 30. juni 2010, bes byrådet da legge fram en statusrapport.
Oslo, 15. januar 2009
Trond Jensrud Ivar Johansen /s/ Erling Folkvord /s/
Arbeiderpartiet Sosialistisk Venstreparti Rødt
Les om saken hos Aftenposten
Les om saken hos NRK Østlandssendingen
Les om saken ved NTB-melding
Les om saken hos Offentlighet.no
Les også tidligere sak fra 2003: Fylkesmannen kritiserer manglende journalføring av epost
Les tidligere sak fra 2009: Byråd Listhaug trodde ikke Offentlighetsloven gjaldt dokumenter fra før 1. januar 2009
Les tidligere sak fra 2009: Byråd Listhaug erkjenner at lovforståelsen hennes var helt på trynet
Les tidligere sak fra 2005: Kommunerevisjonen kritiserer manglende journalføring av e-post