Offentlig styring

Forslag til bystyret: Et forbedrings- og effektiviseringsprosjekt

Forslag til bystyret: Et forbedrings- og effektiviseringsprosjekt "I løpet av 2009 startes et prosjekt hvor 5 utvalgte virksomheter foretar en totalgjennomgang av sin virksomhet med sikte på mulig avbyråkratisering, forenkling og avklaring på hvorvidt virksomheten kan jobbe smartere.  De ansatte skal involveres som idebærere og gjennom partssamarbeidet bli medspillere i forhold til planlegging, gjennomføring og vurdering av endringene."

Det er det oppsummerende forslag til vedtak i et forslag jeg i dag har sendt fram til behandling i Oslo bystyre. Dette skal være et forbedrings- og effektiviseringsprosjekt som utformes og jobbes ut nedenfra, da den som har skoen på vet best hvor den trykker. Så er da også initiativet utformet i nært samarbeid med de ansattes organisasjoner. Les forslaget under, og ikke minst: skriv synspunkter og reaksjoner på forslaget.


Oslo bystyre
v/ ordfører

Privat forslag fra Ivar Johansen (SV) om et forbedrings- og effektiviseringsprosjekt i kommunen

Ifølge reglement for bystyrets pkt. 36 kan medlemmer av bystyret fremsette private forslag til bystyret. Forslaget må bare omhandle en sak og gjelde saker som naturlig hører inn under bystyrets virkeområde. Forslaget kan ikke stilles til saker som ligger til behandling i bystyrets organer, har samme innhold som et forslag som ennå ikke er behandlet eller som tidligere er behandlet i en av bystyrets komiteer i samme bystyreperiode uten å ha fått nødvendig tilslutning.

På grunnlag av dette framsender jeg forslag om et forbedrings- og effektiviseringsprosjekt i Oslo kommune:

Forbedringsarbeid er en kontinuerlig prosess i enhver organisasjon, men av og til kan det være klokt å mobilisere hele organisasjonen/alle ansatte i et noe mer grunnleggende gjennomgang av hele virksomheten. Dette for å se om det over tid eller etablert urasjonelle rutiner eller måter og arbeide på, og for å mobilisere alle ansatte i en ide-dugnad for å jobbe smartere.

Målet må være å øke kvaliteten og effektiviteten på det kommunale tjenestetilbudet gjennom en konstruktiv samhandling mellom de folkevalgte, lederne og de ansatte slik at innbyggeren merker en forbedring. Det er et særskilt mål å redusere sykefraværet.

Jeg foreslår derfor at det i løpet av 2009 gjennomføres et prosjekt i 5 utvalgte virksomheter som foretar en totalgjennomgang av sin virksomhet med sikte på mulig avbyråkratisering, forenkling og avklaring av hvorvidt virksomheten kan jobbe smartere. 

Noen forutsetninger for forbedringsprosessen:

- Forbedringsarbeidet skal utvikles nedenfra og opp, med en aktiv mobilisering av de enkelte tjenestestedene

- Prosessen skal ha en klar forankring innenfor egen organisasjon

- De ansatte skal involveres som idebærere og gjennom partssamarbeidet bli medspillere i forhold til planlegging, gjennomføring og vurdering av endringene, og ledes/rapportere til de lokale partsammensatte utvalg som for eksempel AMU eller MBU

- På bynivå bør prosjektet forankres i det sentrale AMU.

- Prosjektets resultater oppsummeres sentralt for å sikre at kunnskap av overføringsverdi for andre virksomheter blir ivaretatt

Det kan innebære at:

De deltakende virksomheter foretar en kritisk gjennomgang av

- alle statistikk- og rapporteringsrutiner for å vurdere om noe er overflødig, kan forenkles, kan slås sammen med annen rapportering eller evt gjøres mindre arbeidskrevende

- ledernivåer og ansvar, med tanke på hvorvidt man gjennom myndiggjøring av medarbeidere kan flytte myndighet/ansvar nedover i organisasjonen

- møtestrukturer, for å se på hvem som deltar og hvorvidt informasjonsdeling, drøftinger eller beslutninger kan skje på mindre ressurskrevende måte

- vedtaksforberedelse for å avklare hvorvidt en bruker mest tid på de viktigste sakene, eller om en burde foreta en forflytning av ressurser

- andre mulige avbyråkratiserende eller forenklende tiltak


De deltakende virksomheter gjennomfører en ide-dugnad som involverer hele organisasjonen med sikte på å avklare hvorvidt


- det finnes smartere måte å jobbe på i konkrete situasjoner eller arbeidsoppgaver

- det er u-utnytte ressurser i egen organisasjon

- det er mulige tiltak for å øke kompetanse- og kunnskapsdeling i egen organisasjon

- det er forbedringsarbeid i egen organisasjon som kunne lette samarbeidsrelasjonen til nærmeste samarbeidspartnere

- det er kloke lærdommer å hente i måter å jobbe på hos en eller flere virksomheter i privat eller offentlig sektor som kan overføres til egen virksomhet

Prosjektet skal gjennomføres med den enkelte virksomhets egne ansatte, bl.a. for å sikre at kompetansen forblir innenfor virksomheten. Det er naturlig at de deltakende virksomheter tilføres ekstraordinære budsjettmidler slik at den/de som leder prosjektet kan frigjøre tid til forbedringsprosjektet.
Det bør vurderes å inngå produktivitetsavtaler som gir den enheten/gruppen som gjennomfører forbedrings-/effektiviseringstiltak får beholde en viss andel – eksempelvis 1/3 - av innsparingen som kan brukes til kompetansehevingstiltak m.v.

Forslag til vedtak:

I løpet av 2009 startes et prosjekt hvor 5 utvalgte virksomheter foretar en totalgjennomgang av sin virksomhet med sikte på mulig avbyråkratisering, forenkling og avklaring på hvorvidt virksomheten kan jobbe smartere.  De ansatte skal involveres som idebærere og gjennom partssamarbeidet bli medspillere i forhold til planlegging, gjennomføring og vurdering av endringene.

Oslo, 10.  februar 2009

Ivar Johansen

Kommentarer   

0 #1 Rune Aasen 17-02-2009 11:29
Dette er positive tiltak - og vi kan håpe på at Oslo Sporveier blir en av viksomheten som skal sees på.
Hilsen
Oslo Sporveiers arbeiderforenin g
0 #2 BN 17-02-2009 14:52
Det er veldig bra forslag og jeg håper de involverte planlegger veldig nøye før starten.
0 #3 Vidar Pedersen, tillitsvalgt Helse- og velferdsetaten 18-02-2009 18:34
Jeg synes ditt forslag er meget interessant, og slutter meg til det.

Jeg lurer imidlertid på om du har tenkt noe på hvilke virksomheter som skal velges, og kriterier for utvelgelse. Dette bør ikke tvinges igjennom i virksomheter som nylig har vært igjennom en stor, og tildels hard omstillingspros ess. Det tror jeg vil skape mer motstand enn entusiasme i virksomheten.

Derfor foreslår jeg at utvelgelsespros essen også er forankret, og foregår i samråd med de ansatte i virksomheten. For å sikre en god utvelgelsespros ess, bør dette også taes med i forslaget ditt.
0 #4 Ivar J 18-02-2009 18:35
Til Vidar Pedersen:

her må virksomheter selv melde seg

og det kan bare skje der etatsledelse og de ansattes tillitsvalgte er enige om at dette ønsker de

dette er jo nettopp ikke et ovenfra og ned et prosjekt, men det motsatte

Legg til kommentar