Detaljer

Overordnet kategori: Temaer

Kategori: Offentlig styring

Publisert mandag 03. juli 2017 03:23

Tiden er inne for å rydde og kaste på skraphaugen unødvendige rapporteringsrutiner og byråkratiske prosesser, og desentralisere og delegere mye mer av ansvar og oppgaver. Sammen med Gro Balas har jeg sendt fram et forslag til bystyret om dette:

- Byrådet bes sørge for at alle byrådsavdelinger, etater, bydeler og foretak gjennomgår rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.

- Byrådet bes vektlegge de ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.

- Byrådet gjør en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral  oppfølging. Byrådet bes også vurdere om det vil være hensiktsmessig å gå over til en større grad av avviksrapportering i kvartals, tertial- og årsmeldinger.

- Byrådet orienterer bystyret om resultatene i egen sak.

Forslaget skal behandles i løpet av høsten. Les hele forslaget nedenfor. Kom gjerne med dine innspill.

Oslo bystyre

v/ ordfører Marianne Borgen

Privat forslag fra Gro Balas (A) og Ivar Johansen (SV)

En mer effektiv forvaltning

Jeg viser til bystyrereglementets kapittel 11 punkt 36, hvor det blant annet heter: «Medlem av bystyret kan fremsette private forslag til bystyret. Forslaget må bare omhandle en sak og gjelde saker som naturlig hører inn under bystyrets virkeområde. Forslaget kan ikke stilles til saker som ligger til behandling i bystyrets organer, har samme innhold som et forslag som ennå ikke er behandlet eller som tidligere er behandlet i en av bystyrets komiteer i samme bystyreperiode uten å ha få nødvendig tilslutning. I tvilstilfelle treffer forretningsutvalget avgjørelsen.»

På grunnlag av dette fremsendes nedenstående forslag for behandling i Oslo bystyre:

Bakgrunn

Det vil med jevne mellomrom være behov for å eliminere unødvendige prosedyrer og unødig rapportering mellom og fra forvaltningsnivåene i Oslo kommune og internt i etater, bydeler og foretak.

Det finnes rapportering på enkelte områder i Oslo kommunes mangfoldige virksomhet, som er historisk begrunnet og som ikke har noen relevans i dag. Det er sjelden et nytt krav om rapportering fører til at et gammelt fjernes.  Oslo bystyre har selv ved flere anledninger forårsaket denne omfattende rapporteringen, i det en har bedt om særlig tilbakemelding på et i øyeblikket aktuelt spørsmål.  Så går det ofte automatikk i at den fortsetter.  Et eksempel kan være at bydelene hver måned rapporterer til byrådsavdeling på hvor mange som til en hver tid befinner seg på hospits/døgnovernatting i Oslo, en stor diskusjon under andre forhold på 1990-tallet. Nevnes må også at bystyret nylig har bedt om å få månedlig rapport om ledige institusjonsplasser (ned på den enkelte institusjon) i rusomsorgen.

Årsmeldingene fra etater og bydeler varierer, men er i mange tilfeller mer voluminøse enn nødvendig.  Det skal rapporteres på en rekke mål. De omtales med mange ord, som fort er glemt.  Det er interessant å kunne konstatere at sidetallet til tider overstiger det som presenteres fra større selskapers side.  Tiden bystyret bruker på disse omfattende og arbeidskrevende dokumentene står ikke i forhold til innsatsen som er lagt i dem.

En større grad av avviksrapportering på de mest relevante målene i en mer begrenset form, ville frigjøre kapasitet til å styrke tjenestene.  En opprydding i hvor mye og hvor ofte det skal rapporteres resten av året, vil også kunne frigjøre kapasitet.

Det har antakelig i Oslo kommune som de fleste andre steder blitt etablert prosedyrer og rutiner som følges og ses på som en selvfølgelig del av arbeidet. Å gjennomgå og stille spørsmål ved hensiktsmessigheten i prosedyrer som har en historisk forankring, vil kunne føre til ønsket endring og mindre byråkrati.  Det gjelder så vel internt i etater, bydeler og foretak, som internt i og mellom det ytre apparat og byrådsavdelingene.

Mindre toleranse for å gjøre feil, engstelse for å havne i medienes søkelys og større offentlighet rundt alle prosesser og beslutninger, har ført til mer kontroll og dermed mindre tillit til ledere og ansatte i hele kommunen.  Det kan ha ført til et snevrere lokalt handlingsrom.

Vi foreslår derfor:

- Byrådet bes sørge for at alle byrådsavdelinger, etater, bydeler og foretak gjennomgår rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.

- Byrådet bes vektlegge de ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.

- Byrådet gjør en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging. Byrådet bes også vurdere om det vil være hensiktsmessig å gå over til en større grad av avviksrapportering i kvartals, tertial- og årsmeldinger.

- Byrådet orienterer bystyret om resultatene i egen sak.

26. juni 2017

Ivar Johansen

Gro Balas