Offentlig styring

En mer effektiv forvaltning

En mer effektiv forvaltning

Bystyret behandlet onsdag et forslag fra Gro Balas og meg om "en mer effektiv forvaltning", og bystyret vedtok enstemmig vårt forslag.

Svært mye rapportering handler om å gardere seg. «For sikkerhets skyld», i fall en journalist, byråden eller et bystyremedlem skulle spørre. Og mange kritiske medieoppslag har ført til at det er etablert en ny rapportering, en rapport ingen har etterspurt de påfølgende 10 år.

Jeg tror mye av dette handler om tillit. Om å gi makt og ansvar nedover i organisasjonen. Uten å bli nedsablet om det skulle skje feil. For feil skjer. «Den som har begge beina på jorda står stille,» er det noe som heter. Jeg opplever rett som det er når jeg står i kassa på Kiwi og skal betale: En vare mangler pris. Den ansatte leter og leter i sine hjelpemidler, ringer fortvilet på en annen ansatt, og kassakøen øker til 5, til 10 og 15. Mange blir ampre. Kunne ikke kassabetjeningen da hatt lov til å bruke hodet? Slå inn en antatt capris?

Sånne situasjoner er det nok også mye av i kommunen, og ansatte må da ha fullmakt til å handle etter beste skjønn.

Les mitt innlegg i bystyret under "les mer."

 

Oslo bystyre 14. nov 2018

Ivar Johansen, SV

Sak Privat forslag fra Gro Balas (Ap) og Ivar Johansen (SV) En mer effektiv forvaltning

Ordfører,

Et første skritt på effektivisering ville kanskje være å begynne med seg sjøl. Skjerpe pratinga, si at det meste er sagt, og gå ned fra talerstolen.

For det er jo sånn det er. Opp gjennom årene har det vært skrevet masser av merknader, vedtatt forslag, og vært mange kloke initiativ om avbyråkratisering og forenkling i Oslo kommune. Mange ord. Det er selvsagt viktige unntak, men byråkratiet har nok økt betydelig fra jeg kom inn i bystyret i 1987 og fram til i dag.

Venstres Kjell Veivåg tok for eksempel i 2009 et prisverdig initiativ her i bystyret ved å be byrådet om å fjerne byråkratiet i skolen, for at lærere skal få mer tid til å undervise. Ville nedsette en avbyråkratiseringskommisjon. Aldeles utmerket.

Men snart ti år etter vil jeg tro de fleste Oslo-lærere vil si at lærerne  må bruke stadig større deler av dagen på administrative rutiner, rapportering og testing, og har mindre tid til å undervise enn noen gang.

Hvorfor blir det slik? Hvorfor bruker vi så stor del av ressursene i offentlig forvaltning på å kontrollere nedover og rapportere oppover? På et tidspunkt var daværende byråds parole at vi skal ansette «varme hender» - en pussig betegnelse på førstelinjens fotsoldater. «Varme hender» framfor administrative jobber. Men ingen reduserte de administrative oppgaver. Resultatet blir at høyskoleutdannet sykepleiere må sitte og ringe etter vikarer.

Svært mye rapportering handler om å gardere seg. «For sikkerhets skyld», i fall en journalist, byråden eller et bystyremedlem skulle spørre. Og mange kritiske medieoppslag har ført til at det er etablert en ny rapportering, en rapport ingen har etterspurt de påfølgende 10 år.

Jeg tror mye av dette handler om tillit. Om å gi makt og ansvar nedover i organisasjonen. Uten å bli nedsablet om det skulle skje feil. For feil skjer. «Den som har begge beina på jorda står stille,» er det noe som heter. Jeg opplever rett som det er når jeg står i kassa på Kiwi og skal betale: En vare mangler pris. Den ansatte leter og leter i sine hjelpemidler, ringer fortvilet på en annen ansatt, og kassakøen øker til 5, til 10 og 15. Mange blir ampre. Kunne ikke kassabetjeningen da hatt lov til å bruke hodet? Slå inn en antatt capris?

Sånne situasjoner er det nok også mye av i kommunen, og ansatte må da ha fullmakt til å handle etter beste skjønn.

Mye kan gjøres fra topp og nedover i organisasjonen. F.eks. kan bystyrets helse- og sosialkomite spørre seg om de hver 4. uke trenger rapport om belegg helt ned på den enkelte rusinstitusjon. Men jeg tror en vellykket avbyråkratisering først og fremst må starte nedenfra. Det er fotsoldatene nede på den enkelte virksomhet, NAV-kontor eller sykehjemmet som kan gi de fleste og beste innspill til avbyråkratisering. Identifisere rapporter som kan droppes, eller fullmakter som bør flyttes nedover i organisasjonen.

Byrådet brukte mer enn et år på å gi en kort uttalelse til forslaget fra Gro Balas og meg. Det er mye lavthengende frukt som raskt kan høstes inn på dette feltet de nærmeste 365 dager.

Dette er bystyrets vedtak:

1. Byrådet bes sørge for at alle byrådsavdelinger, etater, bydeler og foretak gjennomgår rutiner, prosedyrer og rapporteringer på sine områder, for å finne handlinger som kan sløyfes.

2. Byrådet bes vektlegge de ansattes egne erfaringer med overflødig rapportering, kompliserte fullmakter og regelverk som knapt kan følges. Alle ansatte bør oppfordres til å komme med forslag og innspill, og de ansattes organisasjoner engasjeres for å nå det felles mål om forbedrede tjenester.

3. Byrådet gjør en grundig gjennomgang av fullmaktene, med formål å desentralisere/delegere ansvar og oppgaver som ikke trenger sterk sentral oppfølging. Byrådet bes også vurdere om det vil være hensiktsmessig å gå over til en større grad av avviksrapportering i kvartals, tertial - og årsmeldinger.


Kommentarer   

0 #1 Tommy Helle 18-11-2018 10:51
Hvordan sikre samtidig at byråkratiet klarer å bestille tjenester igjennom anbudskonkurran se som sikrer gode betingelser for kommune. Vi ser stadig vekk at private klarer å forhandle avtale der hvis det går galt så er det ingen erstatning til kommunen som bestiller?
0 #2 Mark D. Chapman 19-11-2018 12:58
Veldig godt poeng, og lykke til! Her må flere følge godt med for at det virkelig skal skje noe. Det er jo helt idiotisk at f.eks. administrativt personale er redusert på skolene slik at lærere nå må gjøre registrerings og kontorarbeid!
Fra mine mange år på UiO er erfaringen at alle effektivisering s, kvalitets osv. reformer starter på toppen, gjerne slik at flere millioner er brukt på konsulter før noen har hørt et kvekk. Konsulenter som så fortelelr hvor mange av oss på grunnplanet som er unødvendige. Når en produserer undervisning og forskning er det faktisk motsatt, jo mer støtte fagpersonalet har fra administrasjon og teknisk stab, desto mer og bedre undervisning og forskning får man.
0 #3 Mark D. Chapman 19-11-2018 13:05
Til Helle. Slik jeg husker det hadde vi en tid et rasjonalisering sdirektorat som gjorde mye rart, men de hadde svært gode standardkontrak ter tilpasset kjøp av ulike varer og tjenester. Jeg lærte mye av dem om hvordan man sikrer at en leverandør leverer til rett tid og rett vare med avtalt kvalitet. Det var flere varianter av puntker for konsekvenser for leverandør om dette ikke ble overholdt fra dagbøter til opphevet kontrakt og erstatning for eventuelt tap for bestiller.
Med de skandaler som har vært i alle årene siden med det offentlige som taper store beløp når en leverandør svikter har jeg alltid lurt på hvor det ble av disse standarkontrakt ene (og rasjonalisering sdirektorat, det ble vel rasjonalisert bort eller inn i en krok i et eller annet departement?)?

Legg til kommentar

Sikkerhetskode
Vis ny kode