Offentlig styring

Bydel Nordstrand: Byttelåner jobb for å spare budsjett

Bydel Nordstrand: Byttelåner jobb for å spare budsjett

Da ledelsen i Bydel Nordstrand fikk i oppgave å skrelle av 30 millioner av budsjettet for 2021 var de nødt til å tenke kreativt. Nå byttelåner de jobbene til hverandre for å finne gode løsninger.

Gjennom en periode på fem uker har direktørene i bydel Nordstrand fått bryne seg på nye oppgaver i rollen som «kritisk venn». Her har lederne gått inn i hverandres avdelinger med et ferskt blikk. - Som et eksempel har assisterende bydelsdirektør, som er ansvarlig for staben, vært kritisk venn i avdelingen for oppvekst og velferd, sier Tanja Tomasevic. 

Tomasevic er bydelsoverlege i Nordstrand, og har også en faglig bakgrunn innen innovasjon. Hun er en av de som leder prosessen med å få budsjettet i balanse. – Jeg er vel også et eksempel på hvordan vi kreativt involverer ulike fagressurser i denne prosessen, sier hun. 

Bydelsoverlege Tomasevic tror en slik prosess kan være krevende for begge parter, både den kritiske vennen og de som får besøk. Hun tror det er en viktig forutsetning at ledergruppen er trygge på hverandre før man setter i gang. – Det er lagarbeid og vi spiller hverandre gode, det er fint i Bydel Nordstrand. Vi tør å utfordre hverandre og tenke utenfor boksen, sier Tomasevic.   

Bydelsdirektør Andresen forteller at de har jobbet lenge med å etablere en tilbakemeldingskultur i bydelen.  – Budsjettprosessen har vært en solid syretest, sier han.

Les  hele artikkelen til Utviklings- og kompetanseetatens Sindre Haugan nedenfor.

 

Byttelåner jobb for å spare budsjett

Da ledelsen i Bydel Nordstrand fikk i oppgave å skrelle av 30 millioner av budsjettet for 2021 var de nødt til å tenke kreativt. Nå byttelåner de jobbene til hverandre for å finne gode løsninger.

Av: Sindre Haugan, UKE

Bare de siste seks årene har Bydel Nordstrand kuttet totalt 85 millioner kroner av budsjett. Noe som gjør det stadig mer krevende å finne områder for kutt og tilpasninger. Det meste av lavthengende frukt er allerede plukket. 

– For å finne frem til de klokeste kuttene har vi satt i gang mange kreative prosesser, sier bydelsdirektør Tore A. Molstad Andresen.

Han mener også det er helt nødvendig å sette av midler til innovasjon og digitalisering, selv i krevende tider.

– Vi er nødt til å sette av ressurser i dag, slik at vi kan ha en spennende og utviklende bydel i morgen, sier han.

En kritisk venn

Gjennom en periode på fem uker har direktørene i bydel Nordstrand fått bryne seg på nye oppgaver i rollen som «kritisk venn». Her har lederne gått inn i hverandres avdelinger med et ferskt blikk.

– Som et eksempel har assisterende bydelsdirektør, som er ansvarlig for staben, vært kritisk venn i avdelingen for oppvekst og velferd, sier Tanja Tomasevic.

Tomasevic er bydelsoverlege i Nordstrand, og har også en faglig bakgrunn innen innovasjon. Hun er en av de som leder prosessen med å få budsjettet i balanse.

– Jeg er vel også et eksempel på hvordan vi kreativt involverer ulike fagressurser i denne prosessen, sier hun. 

Fem uker som vikar

Tomasevic forteller om et nøye planlagt løp for de kritiske vennene.

– De første ti dagene gikk til forberedelse. Direktørene fikk innsikt i økonomien og hvordan avdelingen er skrudd sammen. Deretter var det en uke hvor de fungerte som leder i avdelingene de hospiterte, sier Tomasevic.

Etter uken som vikar fikk lederne mulighet til å vende tilbake til normale oppgaver.

– Her skulle lederne få rom til å reflektere. «Hva har jeg sett, hva ville jeg gjort annerledes og hva ønsker jeg å utforske ytterligere», sier hun.

Til slutt fikk lederne en ny sjanse til å ta fatt på vikarrollen, nå med klare tanker om hva de ønsket å se nærmere på.

– Intensjonen har vært å komme med tiltak som kan medføre budsjettkutt. Her har jeg i samråd med HR gjennomført ukentlige stand-up møter for å følge avdelingsdirektørene på reisen, sier Tomasevic.

Nå har lederne vendt tilbake til sine faste kontorstoler, og jobber videre med tiltakene de har fått av hverandre i gave.

Syretest på tillitsbasert ledelse

Bydelsoverlege Tomasevic tror en slik prosess kan være krevende for begge parter, både den kritiske vennen og de som får besøk. Hun tror det er en viktig forutsetning at ledergruppen er trygge på hverandre før man setter i gang.

 – Det er lagarbeid og vi spiller hverandre gode, det er fint i Bydel Nordstrand. Vi tør å utfordre hverandre og tenke utenfor boksen, sier Tomasevic.   

Bydelsdirektør Andresen forteller at de har jobbet lenge med å etablere en tilbakemeldingskultur i bydelen.

 – Budsjettprosessen har vært en solid syretest, sier han.

Krever gode digitale verktøy

Bydelsdirektør Andresen tror ikke prosjektet hadde vært like vellykket uten gode digitale hjelpemidler som hjelper med samhandling og deling. Microsoft Planner ble brukt for å visualisere og organisere hele prosessen opp mot lederne.

– Det er morsom bruk av ny teknologi. Dagen etter at UKE åpnet for Microsoft Planner tok vi det i bruk i prosjektet.

Tomasevic tror også det har vært avgjørende å bruke Planner for å bistå lederne.

– Vi har brukt Planner for å lage oversikter, sjekklister og fremgang i planene. Dette har skapt en forutsigbarhet som har vært avgjørende for å drive frem denne prosessen, sier Tomasevic.

Verktøyet brukes også i det bredere innsiktsarbeidet, hvor HR, økonomi og resten av bydelen har levert rapporter og underlag til lederne, slik at de kan fatte gode beslutninger og tiltak. 

Studiosending hver uke

For å holde ansatte jevnlig oppdatert på budsjettprosessen kringkaster Bydel Nordstrand via Workplace hver onsdag. Det lille kontoret på Lamberseter minner nå mest om et nyhetsstudio i mikroskala, stappet med skjermer kabler, lys og en imponerende produksjonsrigg. 

– Da Covid-19 kom hadde vi sendinger hver mandag, onsdag og fredag, sier Andresen.

Nå er ikke informasjonsbehovet like trykkende, derfor har de nedjustert til en sending hver onsdag. Andresen har stor tro på å beholde det som et fast møtepunkt og arena for dialog. 

– Vi får overraskende positive tilbakemeldinger på disse sendingene, derfor tenkte vi det var naturlig å fortsette med å dele informasjon om budsjettprosessen også, sier Andresen.

Målsettingen er å skape mest mulig forutsigbarhet i en uforutsigbar situasjon.

– Workplace åpner også for at vi kan motta spørsmål underveis som vi svarer på enten på direkten eller i etterkant, sier Tomasevic.

En annen fordel med å bruke Workplace er at opptaket av sendingen ligger tilgjengelig, slik at de som ikke har mulighet til å se det direkte kan se reprisen når det passer dem.

Alle steiner skal snus

Den kritiske vennen, bruk av nye digitale verktøy og jevnlig informasjon er bare noen av de mange verktøyene Bydel Nordstrand bruker for å sikre budsjettbalanse i 2021.

– Vi har et metodeverk for budsjettbalanse som involverer mange ansatte, og skaper bredde som sikrer forankringen. Vi risikovurderer effektene økonomisk opp mot konsekvensene det vil få for brukerne, sier Andresen.  

For eksempel har flere i Bydel Nordstrand blitt sendt ut for å jakte gode løsninger i andre bydeler og resten av Norge. I tillegg samler de erfaringer fra tidligere ansatte og nyansatte, som kan gi et ferskt blikk på organisering og arbeidsprosesser.


Kommentarer   

0 #1 Reidar Dieserud 03-11-2020 09:20
Hva med å få enda friskere innspill fra "utenfor boksen" og invitere studenter fra relevante skoler til å ta denne utfordringen som et "case"?
0 #2 Arve Edvardsen 03-11-2020 20:41
30 mill høres kanskje mye ut, men representerer kun 1,5% av bydelens budsjett:. Dette burde være overkommelig - mindre enn det statlige etater må spare inn i adminsitrative oppgaver.

Legg til kommentar